Wusstet ihr, dass über 60 % aller IT-Projekte nicht Ihre Ziele erreichen und sogar mehr als 15 % aller Projekte nicht fertiggestellt werden? Stellt Euch mal vor, 15 % aller Häuser die gebaut werden, würden nicht fertig!
Zur Bewertung des Erfolgs gibt es drei Kriterien:
- Inhalt
- Budget
- Zeit
es ist zudem erstaunlich, dass je größer die Projekte werden (>15 Millionen €) die Quote zum Scheitern der Projekte rapide ansteigt.
Häufigste Fehler
Ich bin davon überzeugt das muss nicht sein und es gibt ein paar grundlegende Fehler, die nicht gemacht werden müssten:
- die Anforderungen sind nicht klar definiert
- das Budget ist zu optimistisch angesetzt
- der Zeitplan ist unrealistisch
alle diese Punkte entstehen meistens durch mangelnde Transparenz, Kommunikation oder der Angst mancher Leute die Fakten auf den Tisch zu legen.
Wie kann man beschriebenen Probleme oben umgehen?
Anforderungen
Jedes Projekt startet mit dem Inhalt. Diesen Inhalt muss der Auftraggeber detailliert beschreiben können und konkrete Ziele für das Projekt definieren. Was möchte er überhaupt von einem neuen Tool / Feature? Was sind seine Erwartungen? An dieser Stelle dürfen Fragen nach Budget und Zeit nicht gestellt werden. Erst wenn der Inhalt definiert ist, kann ein Budget berechnet werden. Aufbauend auf der Berechnung des Budgets kann ein Zeitplan erstellt werden. Eine andere Reihenfolge wäre bereits zum Start tödlich für das Projekt und bringt nur Schwierigkeiten mit sich.
Negativ Beispiel für Anforderungen:
„Herr Seewald, wir wollen mit der Zeit gehen und unserer Kunden eine moderne Plattform zur Verfügung stellen. Erstellen Sie uns doch mal ein Angebot für die Integration neuer Features.“
Unkonkreter kann einer Anforderung fast nicht sein. Es ist völlig unklar ob neue Funktionen der Plattform hinzugefügt werden sollen, die Benutzerführung geändert werden soll, oder vielleicht sogar nur eine Anpassung des Designs gemeint ist.
Positiv Beispiel für Anforderungen:
„Wir benötigen eine Anbindung an die Kundendatenbank, damit wir die Kunden über das Newslettertool anschreiben können und auf die Berater verteilen können. Wie viel Aufwand benötigen Sie und welchen Zeitraum zur Umsetzung planen Sie ein? Welche weiteren Informationen benötigen Sie von uns?“
Jeder kennt die Definition von „SMART“ (SMART-Beschreibung) im Alltag ist diese jedoch meistens nicht darstellbar und sogar nicht immer sinnvoll. Meinen Tipp an dieser Stelle ist bereits aus dem Beispiel oben erkennbar: Stellt Fragen, auch an euren Auftragnehmer. Wer Fragen stellt, dem können Antworten gegeben werden und erst wenn alle Fragen auf beiden Seiten zu einem Auftrag geklärt sind… Sollte überhaupt begonnen werden. Denn offene Fragen, welche bei Auftragserteilung noch da sind müssen 1 : 1 in die Risikoplanung aufgenommen werden. Egal auf welcher Seite des Tisches man sitzt.
Dieser kurze Umriss beschreibt den Part der Anforderungen nur grob. Ich werde dem Thema demnächst einen eigenen Beitrag widmen.
Budgets
Mit dem Budget stehen und fallen vielen Projekte schon bevor diese überhaupt mit der Umsetzung gestartet sind. Es gibt hierbei ein paar krasse Fehler, die nicht gemacht werden sollten:
- der Auftragnehmer sollte sich selbst nicht überschätzen (Mehr dazu: Fähigkeiten einschätzen)
- der Auftraggeber sollte seine Annahmen genau prüfen
- der Auftraggeber darf Risiken nicht vergessen
- eine Einschätzung zum Budget sollte nur von Fachleuten getätigt werden
- seien Sie ehrlich und transparent mit Ihrer Abschätzung
- haben Sie keine Angst vor großen Zahlen
- planen Sie Sicherheitsbudget ein
Auch die Verwendung und Rolle des Budgets ist hier nur angerissen. Wer mehr dazu wissen will ist eingeladen sich folgenden Beitrag anzuschauen: Budget
Zeit
Erst nachdem die Anforderungen und das benötigte Budget ermittelt wurden, kann ein Zeitplan erstellt werden. Es ist wichtig in dem Zeitplan zunächst die Zulieferungen und gegebenenfalls noch offenen Fragen zu definieren. Sollte zum Beispiel noch eine offene Frage beim Datenschutz oder Legal liegen, kann es je nach Frage passieren, dass Euer ganzes Projekt damit stirbt oder sich grundlegend verändert (Anforderungen ändern sich).
Wenn Ihr diese Punkte in Euren Zeitplan mit den jeweiligen Abhängigkeiten eingefügt habt, könnt Ihr die eigentliche Umsetzung dazwischen planen. Ich persönlich bin dabei ein Freund von kleinen Zeitplänen für kleine Teams (Meine Empfehlung sind max. 3 Personen) zu erstellen. Macht lieber mehrere kleine Zeitpläne, welche ein klares Ergebnis haben und hängt diese in einer Gesamtübersicht für das Projekt zusammen.
Innerhalb der kleineren Zeitpläne ist es wichtig Dinge wie Krankheit und Urlaub einzukalkulieren. Bedenkt zudem, dass eine Person selten nur an einem Projekt sitzt. Ablenkungen durch andere Tasks, auf die ihr im schlimmsten Fall nichtmal Einfluss habt kommen immer. Eine Faustregel für den Aufschlag an Risiko gibt es hier nicht. Hier sind wirklich Erfahrungswerte gefragt innerhalb der jeweiligen Firma. Denkt aber daran, wenn Ihr hier zu „knapp“ kalkuliert, kann Euch schon die Sportverletzung eines Mitarbeiters, Euren Projektplan komplett zerstören. Wenn Ihr dem Kunden basierend auf einer knapp Zeitkalkulation ein Datum genannt habt, wird es nicht sehr schwierig sein dieses zu ändern, sondern macht Euch nicht gerade glaubwürdig für die Folgeprojekte.
Zusammenfassung:
Zum Abschluss eine kleine Checkliste für euch, die ihr verinnerlichen könnt:
- Stellt Fragen!
- Korrekte Anforderungen
- Klare Frage nach Budget
- Wie wird das Budget verwendet
- Transparenz schaffen
- Seid ehrlich zu euch selbst und zum Kunden
- Kommuniziert auch während des Projektes
Das wichtigste von allen: Haltet die Reihenfolge ein!!!
Anforderungen -> Budget -> Zeitplan