Budgets

Budgets… Ich glaube ein Thema womit man ganze Bücherregale füllen könnte. Ein Thema worüber aber dennoch sehr selten wirklich gesprochen wird. Zu selten! Sollte das Thema aber tatsächlich zwischen Parteien mal auf den Tisch kommen, dann nur sehr kurz und knapp. Getreu dem Motto „Wir sprechen nicht über Geld“ wird dieses schwierige Thema wieder totgeschwiegen. Vor allem im deutschsprachigen Raum.

Ich finde es falsch und vor allem schädlich für so manches Geschäft und Zusammenarbeit. Über Geld redet niemand wirklich gerne, aber das sollte man. Es gibt so viele Gründe dafür. Missverständnis vermeiden, Zeitersparnis, besser Ausschöpfung des Maximalprinzips und das wichtigste meiner Meinung nach: faire Zusammenarbeit.

In diesem Beitrag möchte ich euch kurz anhand eines Beispiels erklären, warum es sinnvoll ist, dass Thema Budget immer anzusprechen und regelmäßig zu aktualisieren, aber am wichtigsten, die Hemmschwelle davor bei Seite zu legen.

Beispiel

Ihr werdet von einem Bestandskunden angerufen. Er möchte euch wieder einen Entwicklungsauftrag für eine neue Plattform geben. Inhaltlich kann er euch nur ein paar Ideen nennen und ihr sollt ihm doch bitte mal ein Angebot / Konzept dafür schreiben.

Glückwunsch… Es gibt keine schwierigere Situation. Bei mir ist es meistens so, dass ich dem Kunden nun eine „Quick-and-Dirty“ Version anbieten könnte oder die bekannte Eierlegende Wollmilchsau. Die eine Variante kostet 10 PT, die andere 150 PT. Ich habe mir angewöhnt direkt beim ersten Telefonat (ja beim ersten und auch wenn ihr vielleicht seit 2 Jahren nichts mehr voneinander gehört habt) wenigstens eine Tendenz von meinen Kunden zwingend abzufragen zum Thema Budget. Folgend ein paar Hilfestellungen wie man dies machen kann:

1. Bis wann soll die Plattform einsatzbereit sein?
2. Wie viele Personen sind von der Plattform tagtäglich abhängig?
3. Soll die Plattform anschließend weiterentwickelt werden?
4. Und die wichtigste Frage: Warum? Was ist der Sinn dieser Entwicklung? Welche Ziele sollen erreicht werden? Welches Problem soll gelöst werden?

Jetzt muss man genau hinhören!  Verschiedene Dinge sind nun inhaltlich herauszufinden und vielleicht zwischen den Zeilen zu lesen. Es ist unheimlich wichtig für die Einschätzung des Budgets und geben euch eine Intention über die Vorstellung des Kunden zum Umfang der Anfrage!

Nur eine Idee

Ist die Idee von der Person selbst und möchte von euch Wissen ob die Idee umsetzbar ist und wie dir groben Kosten aussehen könnten?

Wenn die Person die Idee selbst hatte, hat Sie in den häufigsten Fällen erstmal keine genaue Vorstellung von Kosten und will diese erstmal abholen bei euch, bevor Sie zum Chef geht. Hier heißt es also eine Lösungsorientiertes Angebot zu präsentieren und mitdenken.

Von oben eingeschüttet

Wurde der Auftrag von „oben“ eingeschüttet bei der Person die euch anfragt oder handelt es sich um ein Teilprojekt einer Abteilung oder größerem internen Projekt des Kunden

Handelt es sich um ein Projekt/Auftrag, welcher von weiter oben eingeschüttet wurde, ist in den meisten Fällen eine Budgetvorstellung angehängt worden. Gerade bei Marketing oder Forschungsprojekte gilt nun das Maximalprinzip für das Budget. In diesem Fall kann man die Frage nach dem Budget sogar schon im ersten Gespräch anbringen, denn mit der Info könnt ihr viel besser planen. Hier ist Vertrauen eine wichtige Grundvoraussetzung zwischen dem Kunden und euch. Also Einzelfallbetrachtung. Dennoch solltet ihr immer herausstellen, wie viel mehr ihr mitdenken könnt wenn ihr wisst wo die Aufwandsgrenze liegt und so eurem Kunden direkt verschiedene Ratschläge mitgeben, welche Features vielleicht im ersten Schritt nicht notwendig sind um Kosten zu sparen.

Pflichtaufträge

Hat der Auftraggeber einen validen Grund für die Entwicklung (Gesetzesvorgaben, Datenschutz)

Bei Datenschutzanforderungen / Gesetzesvorlagen ist es meistens ein notwendiges Übel, welches dem Kunden auferlegt wurde, also muss das Minimalprinzip angewendet werden. Das schöne bei diese Aufträgen ist: Die Anforderungen sind meistens sehr klar definiert. Dieses Aufträge sind somit das Gegenteil von Forschungsprojekten.

Anderer Lösungsweg

Gibt es eine elegantere Lösungsweg für das Problem auf die der Auftraggeber vielleicht noch nicht gekommen ist?

Durch viel Erfahrung kann man auch schon häufig erkennen, dass der Kunde vielleicht keine eigene Recherche zu seinem Problem vorher durchgeführt hat oder zuwenig Markt- oder IT-Kenntnisse hat. In diesem Fall gilt es auch die Möglichkeit abzuwägen ob es andere Wege gibt als eine neue Software zu entwickeln oder die vorhandene Software anzupassen.

Zum Beispiel könnte es Standard-Software geben (z.B. CMS für eine neue Website) oder das Problem lässt sich vielleicht sogar durch eine organisatorische Maßnahme lösen. Hier ist eine hervorragende Beratung notwendig und wenn dem so ist, dann sagt es! Euer Kunde wird es euch Danken, glaubt mir. Nicht hält länger als Ehrlichkeit und jeder erinnert sich an euch oder empfiehlt euch sogar weiter. Ich habe so meine besten Aufträge und Kunden bekommen.

Mein Tipp an Auftraggeber

An dieser Stelle sei ein Tipp an alle IT-Kunden von größeren Projekten gegeben. Wenn Budgets definiert sind, oder zumindest ein Rahmen bekannt ist. Nennt die Summe euren Auftragnehmern. Ihr werdet erstaunt sein, wie viele Ideen oder Lösungsvorschläge die Auftragnehmer nun für euch liefern können. Probiert es mal aus 😉